TAPAHTUMIEN JÄRJESTÄMISEN ANATOMIAA

Toimin aikanaan kymmenisen vuotta elokuvafestivaalin koordinattorina. Työryhmä oli pieni, ajoittain sopivasti yksihenkinen, joten en voinut luistaa pois mistään työnkuvasta. Jokainen työtehtävä oli otettava vastaan tai festivaali olisi jäänyt tekemättä. Festivaalijärjestämisessä liikkuvia osia on enemmän kuin tietovisojen järjestämisessä, mutta tietyt lainalaisuudet ovat samoja.

Esivalmistelu 1 (kartoitus)

Festivaali: Elokuvien kartoitus, sopivien tarkkailtavien festivaalien etsintä

Tietovisa: Tiedon kategorisointi ja tiedonlähteiden selvittäminen

Esivalmistelu 2 (käsityö)

Festivaali: Elokuvien katselu, niiden sopivuuden arviointi, elokuvien valinta, kuvausten kirjoittaminen (muille työryhmän jäsenille)

Tietovisa: Tiedonhaku, sopivien kysymysten ja tietojen valinta, kysymysten muotoilu, kysymysten kriittinen arvionti

Tähän mennessä siis oikeastaan mitään ei ole varsinaisesti vielä valmiina yleisölle. Tässä vaiheessa on olemassa tekstiä sisäisesti arvioitavaksi. Ilman tätä työtä kaikki mitä festivaalissa tai tietovisassa nähdään tai kysytään on täysin summittaista, ilman rakennetta, suunnitelmaa ja kriittistä itsearviointia. Pidemmällä tähtäimellä ilman tätä työtä festivaali ja tietovisa voivat olla hyvällä tuurilla hyvälaatuisia, mutta niillä ei ole pidempää tulevaisuutta. Summittaisuus, suunnitelmattomuus ja itsekritiikin puute ajavat ajan kuluessa osan katsojista sekä visaajista pois.

Valmistelu/tuottanto

Festivaali: Elokuvien tilaaminen, vieraiden kartoitus ja kutsuminen, tilojen vuokraaminen, tekniikan valmistelu, festivaaliesitteiden valmistaminen, elokuvien kuljetusten sopiminen ja paikalle saaminen, kuljetuspalvelut ja noudot (ja lukuisia muita käytännöt töitä, jotka alkavat hiljalleen valmistaa tapahtumaa yleisölle)

Tietovisa: Visakysymysten valinta ja liittäminen kuhunkin visarunkoon, yhteydenotot mahdollisiin tilaajiin, yhteistyösuhteen rakentaminen, suusanallisissa visoissa riittää yksi kysymyslista mutta graafisissa esityksissä on myös luotava kysymyspohja ja koottava kysymykset graafiseen esitykseen, mahdollisten kuvien, äänien äänitys, videoiden leikkaaminen, juontajan valinta (viimeinen ei ole pakollinen sen enempää festivaalilla tai tietovisassa, jos omista joukoista löytyy ihminen, joka on valmis alustamaan elokuvat tai esittämään kysymykset)

Tiedotus

Festivaali: Tapahtumista on saatava jotakin kautta tieto yleisölle

Tietovisa: Tapahtumasta on saatava jotakin kautta tieto yleisölle

Tämän vaiheen jälkeen tapahtuma on valmis yleisölle avattavaksi ja esitettäväksi. Kaikki alustavat toimet ja itse tuotantovaiheet ovat samankaltaisia lähes minkä tahansa tapahtuman järjestämisessä. Joka tapauksessa siihen mennessä, kun itse visa on pitkäjänteisesti ja laadukkaasti tuotettu yleisölle, työtä on voitu tehdä huolimattomasti, vähän tai vasemmalla kädellä. Tämä ei tarkoita vielä tapahtuman epäonnistumista. Vaihtoehto on, että työ on tehty erinomaisesti ja pitkäjänteisesti, jotta visalla on tulevaisuus, mutta tämä ei takaa vielä tapahtuman onnistumista. Kaikki on kiinni tästä:

"Tiedotus

Festivaali: Tapahtumista on saatava jotakin kautta tieto yleisölle

Tietovisa: Tapahtumasta on saatava jotakin kautta tieto yleisölle"

Tämän jälkeen on vielä yksi vaihe, joka on itse tapahtuma. Sen kuluessa elokuvat ja kysymykset esitetään. Tässä vaiheessa voi hyvin olla erilaisia teknisiä haasteita. Samoin vaiheen kuluessa tai sen jälkeen voi herätä erilaisia kriittisiä kysymyksiä tapahtuman onnistumisesta. Nämä kysymykset tulisi käydä läpi yksin tai porukassa (tilaajan kanssa), jotta tapahtuma kehittyy vielä tämänkin jälkeen. Tapahtuman onnistumisen arvioinnissa voi käyttää myös asiakaspalautetta. Tähän yksi vaihtoehto on useasti kokeilemani kysymyspohja, jolla kaivoin tietoja festivaalikävijöiltä.

1. Mistä sait tiedon tapahtumasta? (Tämä on kriittisen tärkeä kysymys, jotta voidaan arvioida tietotuksen onnistumisesta ja sitä, mikä on tehokkain tiedotuskanava)

2. Mitä mieltä olit tarjonnasta? (Tällä on tarkoitus kartoittaa sitä, onko yleisö tyytyväinen elokuva- tai kysymyskattaukseen ja viihtyikö se paikalla)

3. Suosittelisitko tapahtumaa ystävällesi? (Tarkoituksena kartoittaa tiedotuskanavien ja yleisöpalautteen välistä suhdetta - yleisöä on saatavissa usein paikalle nimenomaan puskaradioiden eli ystävien välisten verkostojen kautta. Toiveessa siis on löytää ne ihmiset, jotka suosittelisivat tapahtumaa eteenpäin ja tällä on kriittinen merkitys, kun mietitään tapahtuman tulevaisuutta, kasvaako vai kuihtuuko se)

Tämän kaiken vääntämisen päälle tapahtumasta vastaavien ihmisten tulee olla paikalla tapahtuma-aikaan. Ja tapahtuman päätteeksi on siis esitettävä nämä kriittiset kysymykset kuin purettava itse tapahtuma. Olen purkanut elämässäni esityskalustoa, elokuvafestivaaleja ja tietovisoja satoja kertoja. Festivaalilta irtoavat laitteista ja elokuvat ovat hyvin työläitä, kun taas visojen tekniikka pysyy pääsääntöisesti hyvin samassa muotissa: se on helppo kasata ja purkaa esitysvalmiiksi sekä pois. Jälkityöhön tietovisojen kohdalla kuuluu lisäksi visaajien pisteiden lähettäminen mahdollisesti eteenpäin, jos kyseessä on ranking-kausi, jonka visoissa kerätään pisteitä visakerrasta toiseen. Tämän tiedon lähettäminen on myös oma hommansa, mutta lopulta työnä se on melko pieni. Kaikkiaan festivaalin purkamiseen voi mennä vuorokausia, visan purkamiseen korkeintaan tunti.

Omassa työssäni olen havainnut ajan kuluessa, että tuotan laatua, mutten välttämättä jaksaisi enää seisoa paikalla ja kiinnittää itseäni eri paikkoihin tunneiksi. Joutuessani olemaan kiinteästi yhdessä paikassa tuntikausia, se vie minulta osan työnteon vapaudesta eli vapaudestani määritellä, milloin työni teen. Visojen tekemisessä on se hyvä puoli, että niitä voi tehdä valmiiksi useita päivän kuluessa ja keskittyä seuraavina päivinä esimerkiksi uusien kysymysaihioiden kehittämiseen, kysymysideoiden etsintään, kirjaalliseen työhön tai vaikka luonnossa vaeltamiseen. Monille itse juontaminen on tyydyttävää, kun taas minua se sitoo aikaan ja paikkaan. Saadakseni vapauteni takaisin päätin kesällä 2019, että voisin alkaa myydä tietovisapakettejani eteenpäin. Saavuttaakseni tilan, jossa mieleni on jälleen vapaa luomaan ja kehittämään tuotteitani.