TIEDOTTAMISESTA

Visoilla on hyvin yksinkertainen liiketaloudellinen päämotiivi: visaajien houkuttelu paikalle ja heidän pitämisensä visaamassa visan keston ajan. Pitkäjänteisenä tavoitteena on se, etteivät visaajat kävisi paikalla vaIn kerran. Heidät pyritään kiinnittämään paikkaan ja heidän toivotaan palaavan rikospaikalle kerta toisensa jälkeen. Tällä tavalla luodaan tulosta, kun hiljaisina iltoina paikalla voi olla kymmeniä ihmisiä asiakkaana ja visaamassa.

Visoista koituvaan kulurakenteeseen on laskettava kaksi eri tekijää suoraan: itse visa ja juontaja. Ne kannattaa kulurakenteessa erottaa toisistaan, mutta lisätä tarvittaessa tähän kulurakenteeseen vielä kolmas, joka on visan ja visapaikan tunnettuuden kannalta tärkein: tiedotus. Jos tiedotus pettää, on samantekevää onko visa tai sen juontaja hyvä tai huono. Visaajat eivät löydä paikalle, koska eivät tiedä sen olemassaolosta.

Tiedotusvastuu kuuluu pääasiassa asiakasyritykselle eli tapahtumajärjestäjälle. Tilanne on sama missä tahansa tapahtumassa: festivaaleille saapuvat yhtyeet saattavat tiedottaa asiasta omille faneilleen, mutta pääasiallisesti festivaalit mainostavat tapahtumaansa ja tiedottavat siitä; taidemuseoihin vetonauloiksi hankitut maalaukset eivät tiedota yhtään mitään kenellekään, tiedotustehtävä jää puhtaasti museolle.

Tiedotus on jaettavissa kahteen: maksulliseen ja ilmaiseen. Jopa ilmaiseksi voi nykyään saada näkyvyyttä tai ainakin omalle asiakaskunnalleen tiedon riittävän ajoissa. Ilmaisessa tiedotuksessa kannattaa huomioida erityisesti kaksi tekijää välittämösti: ravintola ja sosiaalinen media. Jos tarjolla ei ole valmiita julisteita, sellaisia kannattaa askarrella. Visoista tiedottavia julisteita voi tarvittaessa liimata niin ulkoikkunoihin, oveen, ilmoitustaululle kuin seiniin. Facebook, Instagram ja yritysten omat kotisivut voivat tarjota ilmaista näkyvyyttä internetissä ihmisille, jotka vakituisella asiakaskunnalle ja ravintolan tapahtumia seuraaville. Sen lisäksi kannattaa huomioida vielä valtakunnallinen tietovisapalvelu Pubivisat.fi, johon oman visansa voi ilmoittaa.

Maksulliset ratkaisut aiheuttavat enemmän päänvaivaa. Yleisnero on ollut tarjoamassa julisteita ja omia palveluitaan ilmaiseksi, mutta havainnut, että hintojensa ollessa niin alhaalla kuin ne jo nyt ovat, se ei ole Yleisnerolle taloudellisesti kannattavaa nykyisellä tilaajamäärällä. Tästä syystä, jos julisteita painatetaan, niistä veloitetaan painatus- ja postikustannusten tasaamiseksi. Muita maksullisia palveluita ovat esimerkiksi tehotiedotus Facebookin kautta, jolloin tehty tapahtumailmoitus on maksusta jaettavissa esimerkiksi kaikille sivun jäsenten tai sivusta pitäneiden tutuille. Erilaisin vaihtoehdoin ja satsauksin tiedotusta on mahdollista laajentaa muutamasta sadasta ihmisestä esimerkiksi kymmeneen tuhanteen. Mainonta on myös mahdollista, mutta järjestin palautekyselyn elokuvafestivaalikoordinaattorin urani aikana useita kertoja. Kerta toisensa jälkeen tehokkain tiedotuskanava oli: kaverit. Maksullinen mainonta ei tässä tapauksessa onnistunut välttämättä houkuttelemaan paikalle kuin muutaman ihmisen, kun erilaisten puskaradiotyyppisten keinojen teho oli monikymmen- ellei -satakertainen.

Joka tapauksessa järjestää yritys minkälaista tapahtumaa, tärkein yksittäinen tekijä visan onnistumiseksi on tiedotuksen onnistuminen. Se on haaste, joka on otettava vakavasti sen jälkeen, kun yritys on päättänyt jotain järjestää. Tietovisojen osalta kannattaa myös jo etukäteen kysellä omilta asiakkailta kiinnostaisiko heitä osallistua tietovisoihin, jos sellaisia järjestettäisiin. Tällöin saisi edes jonkinlaisen välittömän palautteen siitä, kannattaa taloudellinen tai ajallinen satsaus visoihin. Kaikkia yrityksiä visat eivät varmasti edes hyödytä taloudellisesti, mutta se voidaan ajatella puhtaasti ajankuluksi ja palveluksi vakioasiakkaille. Silloin tiedotuksessa ei kannata juuri muuhun satsata kuin vakioasiakkaiden saamiseen paikalle....