VISOJEN OSTAMINEN ULKOPUOLELTA JA VAIVANNÄKÖ


Moni ravintola ja baari järjestää visoja itse. Tämänkaltaisia paikkoja on useita. Jotkut päätyvät ostamaan ulkopuolelta joko visan, juonnon tai molemmat. Niin tai näin, on aivan selvää, että joku joutuu näkemään jonkin verran vaivaa ja jonkun on käytettävä aikaa siihen, että visa ylipäätään voidaan järjestää.

Olen toiminut kaksoisroolissa yli vuosikymmenen: olen tehnyt kysymyksiä, olen koordinoinut työryhmän toimintaa ja juontanut. Haasteita visanjärjestämisessä on useita, jotka jokaisen visaa suunnittelevan yrityksen kannattaa ottaa huomioon.

1. Visakysymysten teko on perushelppoa hommaa, mutta ilman kokemusta kysymykset voivat olla liian vaikeita tai niistä puuttuu rakenne, joka tekisi visasta monipuolisen ja kiinnostavan. Tämä ongelma ei vaivaa vain baarien omien tekijöiden visoja, mutta myös osaa ulkopuolelta tilatuista visoista. Pääsääntöisesti se, että visantekijä näkee vaivaa ymmärtääkseen asiakkaitaan ja ylipäätään tietovisojen rakenteita vaikuttaa siihen, kuinka pitkäjänteisesti osa joukkueista sitoutuu visaamaan kerrasta toiseen.

2. Juontokin on perushelppoa hommaa. Moni ravintola on järjestänyt juontajan omasta takaa, jolloin he voivat säästää juontajapalkkioissa. Kaikki visat eivät edes ole luonteeltaan sellaisia, että juontajan tarvitsisi osata juuri muuta kuin lukea luettua tekstiä ääneen, laskea pisteitä ja lukea jälleen tulokset. Rennosti yleisön edessä olevan puheliaan ja leikkisän juontajan löytäminen onkin haastavampaa. Rento ja puhelias kun ei välttämättä osaa käyttäytyä tai nähdä visaajia asiakkaineen, vaan he miettivät liikaa palkanmaksajansa palvelemista eli itse ravintolaa tai esimerkiksi ohjelmatoimistoa. Juontajan pitää ymmärtää visajuontamisen lajityyppi ja mikä siinä on tärkeää ollakseen hyvä visajuontaja. Juontaja voi muuten olla monella tavalla hyvä useissa eri tilanteissa, muttei välttämättä visoissa.

3. Visa- ja juontopaketin tilaaminen säästää paljon vaivaa. Se käytännössä sälyttää kaiken tehtävän yhdelle ihmiselle tai taholle. Joskus tällaisia ihmisiä saattaa löytää vapaaehtoismeiningillä, mutta pitkäjänteinen visan järjestäminen ulkopuoliselta tilattuna on kohtuullisen kallista. Hinnaksi voi arvioida 100-200 euroa per kerta ja kaikilla ravintoloilla ei ole varaa tällaiseen järjestelyyn. Visakustannuksissa voi siis säästää, jos visan ja juonnon tilaa erikseen sekä seuraa kumpaisenkin, visojen ja juontojen ns. irtohintoja. Toisekseen kun ostetaan visapaketteja, joihin kuuluu niin visa kuin juonto, niistä on verrattain vaikeampaa päästä eroon kuin jos itse saisi valita visan ja/tai juonnon. Melkein minä hetkenä hyvänsä voi vaihtaa jomman kumman.

Vaikka itse kaava vaikuttaa yksinkertaisesti, sillä on tilaajalle taloudellinen merkitys. Epäonnistuminen jommassa kummassa tai molemmissa on käytännössä potentiaalinen haaskausta. Jos ei oteta selvää sen enempää visojen kuin juontojen laadusta ja ollaan valmiita tilaamaan ne kaikesta huolimatta, ensinnäkin hinta saattaa nousta. Samoin visaa tai juontajaa tai juontojärjestelmää jota ei ole koetettu on hyvin vaikea verrata tilattuihin visoihin, juontajiin tai juontojärjestelmiin.

Siinä missä yritys siis pyrkii säästämään vaivaa ja aikaa, he käytännössä pyrkivät ulkoistamaan näkemänsä vaivan sekä ajan. Se, mitä he harvemmin ymmärtävät on se, että visa ja juonto ovat erillisiä paketteja. Asioista selvän ottaminen ja esimerkiksi visan kokeilu ilman juontajaa tai juontajan etsiminen vaikka pariksi kokeilukerraksi ulkopuolelta saattavat ensinnäkin jo yhdeltä kerralta säästää kymppejä tai jopa satasia. Pidemmälle aikavälille ajateltuna säästö on luettavissa puhtaasti taloudellisena säästönä ja voittona.

Ja se on valitettavasti tosiasia visajärjestämisessä, että yksikään ulkoa tilattu visapalvelu tai -paketti ei tee kaikkea. Se ei osta äänentoistolaitteita, videolaitteita, hoida tapahtumamainontaa ilmaiseksi ja niin edelleen. Jos siis visojen järjestäminen yritystä kiinnostaa, on aivan syytä miettiä oman yrityksen taloustilannetta, asiakaspaikkoja, tapahtumajärjestämistä, omaa kykyä tiedottaa omista tapahtumista ja kuinka paljon ollaan valmiita maksamaan siitä, että palvelu tilataan ulkopuolelta. Koska kaikki, mikä tilataan ulkopuolelta maksaa jotakin. Jopa visat, jotka yleisesti ottaen vaikuttavat helpoilta järjestää. Miksei niitä sitten järjestetä, jos se on niin helppoa?

Nähdäkseni visoihin satsaaminen ainakin jonkin aikaa voi olla hyvinkin kannattavaa. Ihan puhtaasti kokeen vuoksi, jotta nähdään, miten visasta tiedotus toimii ja kuinka halvalla visa on mahdollista järjestää: mitä halvemmalla visaan saadaan paljon väkeä, tuskin se ainakaan tappioksi on. Jos visa tuottaa tappiota, kannattaa miettiä aidosti visojen ja juontamisen hintoja erikseen. Onko niistä maksettu liikaa ja millä tavalla kaikki visojen järjestämistä tukevat toimet, kuten tiedottaminen, visan tai juontajan valinta ovat onnistuneet? Toisekseen mitä kauemmin visaa järjestetään, sitä tutummaksi se tulee, jolloin paikalle saadaan kerta toisensa jälkeen uskollisimmat. Jossain vaiheessa kuitenkin voi olla, että jos visan tiedotuksessa jäädään jalkoihin eikä visaa kehitetä, ajan kuluessa vanhat visaajat alkavat vähetä esimerkiksi muuttojen, töiden tai poismenojen vuoksi.

Suurin vaiva ei lopulta tule olemaan, varsinkaan tilattaessa visat ulkopuoliselta taholta, visan tai juontajan löytäminen. Kun visa on kerran saatu pyörimään, haasteellisinta tulee olemaan tapahtumasta tiedottaminen ja siinä onnistuminen sekä tapahtumatietojen päivittäminen, jotta visaajat löytävät paikalle ja kokevat tulevansa palvelluiksi.

Luo kotisivut ilmaiseksi! Tämä verkkosivu on luotu Webnodella. Luo oma verkkosivusi ilmaiseksi tänään! Aloita